Кейс Специалист по закупкам
Проблемы, с которыми мы сталкивались до того, как наняли ИИ Специалиста по закупкам:
Время на ведение воронки: уходило много времени на заведение самой воронки, регистрацию лидов, коммуникацию по рутинным вопросам
Долгий поиск поставщиков и время на их обработку: сбор прайс-листов от десятков поставщиков, сравнение цен и рутинная переписка занимали дни.
Хаос в процессах: закупки велись бессистемно, этапы сделок не фиксировались, из-за чего терялись выгодные предложения.
Человеческий фактор: специалисты пропускали скидки, соглашались на завышенные цены или забывали вовремя запросить закрывающие документы.
Затянутые согласования: счета долго двигались по цепочке нашего процесса «инициатор – закупщик – РОП – финдиректор или бухгалтер».
Замороженные деньги: менеджеры закупали товары с избытком «на всякий случай» или, наоборот, допускали дефицит на складе. (если подключать складской учет и чекать остатки/расход)
Долгий поиск поставщиков и время на их обработку: сбор прайс-листов от десятков поставщиков, сравнение цен и рутинная переписка занимали дни.
Хаос в процессах: закупки велись бессистемно, этапы сделок не фиксировались, из-за чего терялись выгодные предложения.
Человеческий фактор: специалисты пропускали скидки, соглашались на завышенные цены или забывали вовремя запросить закрывающие документы.
Затянутые согласования: счета долго двигались по цепочке нашего процесса «инициатор – закупщик – РОП – финдиректор или бухгалтер».
Замороженные деньги: менеджеры закупали товары с избытком «на всякий случай» или, наоборот, допускали дефицит на складе. (если подключать складской учет и чекать остатки/расход)
Как ИИ Специалист по закупкам решил наши проблемы:
Мы интегрировали ИИ-Специалиста по закупкам в нашу систему снабжения и ERP. Робот работает как автономный менеджер полного цикла:
Автоматическое ведение воронки: ИИ специалист сам создает воронку на закупку на основе внутренних потребностей отделов.
Самостоятельная переписка с поставщиками: Наш ИИ коллега автоматически рассылает запросы коммерческих предложений по поставщикам или платформам, общается с контрагентами по почте и в мессенджерах, обрабатывает поступившие КП, запрашивает скидки и актуальные прайс-листы.
Умный анализ и сравнение: ИИ коллега собирает ответы поставщиков, сравнивает их рекомендует руководителю подсвечивает самую выгодную цену и условия (например, наличие отсрочки).
Контроль документов и оплат: ИИ специалист по закупкам распознает входящие счета, проверяет их на соответствие договору (не завышена ли цена?), автоматически ставит задачу на согласование закупки руководителю, ведет коммуникацию с бухгалтером и передает ему счета на оплату.
Контроль логистики и закрывающих документов: ИИ специалист продолжает переписку с поставщиком, отслеживая статус отгрузки, напоминает о дедлайнах доставки и сам “забирает” акты и УПД после получения товара, контролирует что товар получен и оприходован.
Автоматическое ведение воронки: ИИ специалист сам создает воронку на закупку на основе внутренних потребностей отделов.
Самостоятельная переписка с поставщиками: Наш ИИ коллега автоматически рассылает запросы коммерческих предложений по поставщикам или платформам, общается с контрагентами по почте и в мессенджерах, обрабатывает поступившие КП, запрашивает скидки и актуальные прайс-листы.
Умный анализ и сравнение: ИИ коллега собирает ответы поставщиков, сравнивает их рекомендует руководителю подсвечивает самую выгодную цену и условия (например, наличие отсрочки).
Контроль документов и оплат: ИИ специалист по закупкам распознает входящие счета, проверяет их на соответствие договору (не завышена ли цена?), автоматически ставит задачу на согласование закупки руководителю, ведет коммуникацию с бухгалтером и передает ему счета на оплату.
Контроль логистики и закрывающих документов: ИИ специалист продолжает переписку с поставщиком, отслеживая статус отгрузки, напоминает о дедлайнах доставки и сам “забирает” акты и УПД после получения товара, контролирует что товар получен и оприходован.