Исходная ситуация: С ростом компании наш единственный офис-менеджер перестал справляться с объемом административных задач.

Решение: Вместо найма еще двух ассистентов и увеличения фонда оплаты труда (затрат на зарплаты, налоги и обустройство рабочих мест), мы подключили к процессам виртуального цифрового сотрудника.

Результат: Текущий офис-менеджер успевает в два раза больше, его фокус сместился на комфорт команды и сложные задачи, а вся рутина выполняется автоматически и без задержек.

Компания выросла, и количество бытовых запросов превысило физические возможности одного человека. Счета на оплату начали теряться в переписках, поиск выгодного поставщика канцелярии откладывался неделями, а банальный вызов мастера по ремонту кондиционеров занимал часы рабочего времени.

Нанимать дополнительных помощников означало раздувать штат, тратить время на собеседования, адаптацию и организацию новых рабочих мест. Нам требовалось решение, которое снимет с основного сотрудника механическую работу, но при этом не потребует долгих месяцев внедрения и обучения.

Мы внедрили ИИ-помощника, который взял на себя роль старательного и методичного ассистента для нашего главного офис-менеджера. Он не принимает стратегических решений сам, но безупречно собирает информацию, сравнивает цены и готовит базу для финального ответа. Помощник работает там же, где и вся команда — принимает запросы в рабочем чате Telegram и фиксирует данные в корпоративной CRM.

В рабочий чат поступает сообщение от команды: «Коллеги, в переговорной сломался проектор, и заканчивается бумага для принтера».

Виртуальный помощник анализирует сообщение и разбивает его на две задачи:

1. Находит в базе знаний компании или в истории закупок нужный тип бумаги, формирует новую заявку и отправляет ссылку на счет бухгалтеру в CRM.
2. Ищет в интернете сервисные центры по ремонту проекторов нашей модели, запрашивает условия выезда мастера.
3. Пишет нашему офис-менеджеру в личные сообщения в чате: «Бумага заказана. По проектору нашел 3 сервиса, цены и сроки выезда вот в этой таблице. Кого вызываем?».

Живой сотрудник просто отвечает в чате: «Вызывай второго, у них сроки быстрее». Виртуальный помощник принимает ответ, связывается с подрядчиком по почте или в мессенджере и подтверждает заявку. Процесс, который раньше требовал часа звонков и поиска, теперь занимает пару минут переписки в чате.

Виртуальный сотрудник оказался идеальным инструментом для масштабирования работы офиса. Мы сохранили текущего проверенного сотрудника, избавили его от выгорания и сэкономили бюджет компании на найме дополнительного персонала.

Бизнес получил бесперебойную работу офиса, а команда — надежного невидимого помощника, который всегда на связи.

Хотите узнать, как виртуальный сотрудник справится с рутиной в вашей компании и сколько времени он сэкономит вашей команде?